Protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal este foarte importanta pentru SOFTEH PLUS S.R.L. (denumită în continuare “Softeh Plus” sau “Operatorul”), persoana juridica română, cu sediul in Splaiul Unirii, Nr. 165, Clădirea TN03B, Etaj 6, Sector 3, București, având număr de ordine în Registrul Comerțului  J1993018323407 si CUI RO 4381714.

Ne dorim ca dumneavoastră sa fiți informat corespunzător cu privire la modul si scopurile in care Softeh Plus prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal.

 In cazul in care constatați orice erori intervenite în datele cu caracter personal care va privesc, va rugam sa ne informați in cel mai scurt timp posibil, folosind oricare dintre mijloacele indicate in secțiunea 5 din prezenta Informare. De asemenea, pentru respectarea principiului exactității, vă rugăm să ne anunțați despre orice modificare a datelor personale prelucrate de noi. În caz contrar nu ne putem asuma răspunderea pentru acuratețea acestora sau pentru survenirea unui incident.

1. Principiile prelucrării datelor cu caracter personal

1.1.  Datele cu caracter personal sunt prelucrate de Softeh Plus cu bună-credință si in conformitate cu dispozițiile legale in vigoare.

1.2.  Datele cu caracter personal sunt colectate de Softeh Plus in scopuri bine determinate, explicite si legitime, iar prelucrarea ulterioara nu va fi incompatibilă cu aceste scopuri.

1.3.  Datele cu caracter personal sunt adecvate, exacte si neexcesive prin raportare la scopul in care sunt prelucrate.

1.4.  Datele cu caracter personal nu se stochează de Softeh Plus pentru o perioada mai lunga decât este necesar pentru realizarea scopurilor in care au fost colectate sau a obligațiilor legale ce ne revin.

1.5.  Softeh Plus a luat masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii, accesului neautorizat sau oricărei alte forme de prelucrare ilegala, precum si cu privire la ștergerea sau rectificarea datelor inexacte sau incomplete din punct de vedere al scopului pentru care sunt colectate si pentru care vor fi ulterior prelucrate.

2. Categoriile de date, modalitatea de prelucrare si scopul utilizării datelor cu caracter personal

Prezenta informare face referire la datele cu caracter personal prelucrate în cadrul suitei Fiscal Hub, respectiv prin aplicațiile din cadrul acesteia: SAF-T, e-Factura, Soluția Billing, e-TVA, e-Transport.

Astfel, vom prelucra datele utilizate pentru crearea contului de acces (user, email, parolă), date privind deținătorul contului, date privind ip-ul de la care s-a făcut conectarea. Parolele utilizate de dumneavoastră vor fi stocate în format criptat. Pentru implementarea funcțiilor de multifactor authentication (MFA) este necesară prelucrarea unui număr de telefon.   De asemenea, vom prelucra adresa dumneavoastră de email, pentru a vă putea contacta în legătură cu probleme de funcționalitate a aplicației sau în cazul unor incidente privind achitarea costurilor abonamentului. Aplicația va comunica cu serverele ANAF, pentru validarea codurilor unice de înregistrare, transmiterea rapoartelor SAF-T și pentru transmiterea facturilor emise către sistemul E-factura.

Prelucrarea este efectuată prin mijloace electronice, datele fiind colectate direct de la dumneavoastră sau, prin mijlocirea dumneavoastră, pentru entitățile în contul cărora emiteți facturile.

Responsabilitatea asupra corectitudinii datelor introduse și asupra capacității și autorizarea utilizării acestora vă aparține în exclusivitate. De asemenea, vă rugăm să luați în considerare că aveți obligația asigurării confidențialității credențialelor de acces în aplicație (user și parolă) de acces, orice incident de securitate cauzat de dezvăluirea neautorizată sau eronată a acestora neputând fi imputat Softeh Plus.

Softeh Plus  nu va colecta, utiliza, prelucra si furniza datele personale oferite de dumneavoastră in scopuri precum reclamă sau marketing decât în baza consimțământului dumneavoastră expres. Vom prelucra datele cu caracter personal strict în baza unui temei  legal (dacă există o prevedere legală expresă care impune prelucrarea acelor date) sau pentru derularea în bune condiții a acordurilor contractuale încheiate cu societatea noastră. În baza interesului legitim vă putem contacta în vederea participării la organizarea de cursuri, seminarii, alte evenimente in scop educațional pentru organizarea programelor de formare profesionala. De asemenea, prelucrăm despre dumneavoastră datele necesare bunei funcționalități a aplicațiilor sau platformelor furnizate de Softeh Plus la care v-ați creat conturi.

3. Măsuri tehnice și organizatorice

3.1.  Prezenta Informare prezintă pe scurt masurile tehnice si organizatorice implementate de Softeh Plus, pentru îndeplinirea obligațiilor referitoare la confidențialitatea si securitatea prelucrărilor de date efectuate in cadrul activității sale.

3.2.  Softeh Plus a adoptat masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerilor accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii, accesului neautorizat sau oricărei alte forme de prelucrare ilegala. In acest sens, este desemnata, la nivelul Softeh Plus, un responsabil cu protecția datelor cu caracter personal, care poate fi contactată la adresa de email: dataprotection@softeh.ro.

3.3.  Pentru indeplinirea prevederilor legale aferente si in vederea satisfacerii cerințelor păstrării in siguranță a datelor si informațiilor, Softeh Plus a elaborat si implementat masuri organizatorice si tehnice raportate la nivelurile de risc identificate.

4. Cat timp vom păstra datele cu caracter personal?

Datele cu caracter personal pe care ni le furnizați sau pe care le prelucrăm în cursul sau în legătură cu prestarea serviciilor solicitate vor fi stocate pe durata existenței scopului de prelucrare, precum și pentru durata impusă de normele legale în vigoare referitoare la arhivare si disciplină financiar-contabilă. De asemenea, dacă este cazul, datele personale vor fi menținute în sistemele noastre pentru asigurarea mijloacelor probatorii în vederea protejării intereselor legale ale societății noastre.

5. Drepturile dvs. legale

În conformitate cu dispozițiile art. 15-22 din Regulamentul UE nr.679/2016, aveți următoarele drepturi referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal:

5.1. dreptul de acces: dreptul de a obtine din partea Operatorului o confirmare ca se prelucreaza sau nu date personale care vă privesc si, in caz afirmativ, accesul la datele respective si la anumite informatii conform legii.

5.2. dreptul la rectificare: dreptul de a obtine de la Operator rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care vă privesc si/sau completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete.

5.3. dreptul la stergerea datelor (dreptul de a fi uitat): dreptul de a obtine din partea Operatorului stergerea datelor cu caracter personal care vă privesc, doar daca:

(a) datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

(b) vă retrageți consimtamantul pe baza caruia are loc prelucrarea (in conditiile în cazul în care prelucrarea s-a făcut pe baza consimțământului dumneavoastră) si nu exista niciun alt temei juridic pentru prelucrare;

(c) vă opuneți prelucrarii datelor cu caracter personal care vă privesc (inclusiv crearii de profiluri) si nu există motive legitime care sa prevaleze in ceea ce priveşte prelucrarea sau persoana vizata se opune prelucrarii in scop de marketing direct (inclusiv crearii de profiluri);

(d) datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;

(e) datele cu caracter personal trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care revine Operatorului in temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern sub incidenta caruia se afla Operatorul;

(f) datele nu sunt necesare pentru si/sau in legatura cu executarea contractului;

(g) dupa expirarea perioadei pentru care Operatorul are o obligatie legala de pastrare si/sau arhivare a datelor cu caracter personal;

(h) prelucrarea datelor nu este necesara pentru exercitarea dreptului la libera exprimare si informare;

(i) prelucrarea datelor nu este necesara pentru respectarea unei obligaţii legale care prevede prelucrarea in temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern care se aplica Operatorului;

(j) prelucrarea datelor nu este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta;

(k) in alte cazuri prevazute de lege, in conditiile, limitele si cu respectarea exceptiilor prevazute de lege.

5.4. dreptul la restrictionarea prelucrarii, dacă:

(a) contestați exactitatea datelor, pentru o perioadă care îi permite Operatorului să verifice exactitatea datelor;

(b) prelucrarea este ilegală, și vă opuneți ştergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricţionarea utilizării lor;

(c) Operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar

Dumneavoastră ni le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă; sau

(d) v-ați opus prelucrării în conformitate cu prevederile legale, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale Operatorului prevalează asupra celor ale dumneavoastră.

Dupa restricționarea prelucrării, datele cu caracter personal nu mai pot fi prelucrate (cu exceptia stocarii), decât cu consimțământul dumneavoastră si/sau in cazurile prevăzute de lege. Aveți dreptul să ne solicitați o informare cu privire la destinatarii cărora le-au fost divulgate datele cu caracter personal, carora le-am comunicat orice rectificare sau stergere a datelor cu caracter personal sau restrictionare a prelucrarii efectuate la solicitarea dumneavoastră.

5.5. dreptul la portabilitate: dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc şi pe care le-a furnizat Operatorului într-un format structurat, utilizat în mod curent şi care poate fi citit automat şi dreptul dumneavoastră de a transmite aceste date altui operator, fără obstacole din partea Operatorului, în cazurile si conditiile prevăzute de lege.

Aveți dreptul de a solicita ca datele cu caracter personal să fie transmise direct de la un operator la altul acolo unde acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

Dreptul la portabilitatea datelor cu caracter personal se aplică in conditiile si in limitele prevazute de lege.

5.6. dreptul la opozitie: dreptul de a vă opune, in orice moment, din motive legate de situaţia particulară în care vă aflați, prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc si creării de profiluri, in conditiile legii, cu exceptia cazului in care Operatorul are motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor dumneavoastră sau daca scopul este constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta sau in fata altor autoritati conform legii.

5.7. dreptul la retragerea consimțământului: atunci cand prelucrarea are la baza consimtamantul, acesta poate fi retras, in orice moment, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia.

Consimtamantul nu poate fi retras cu privire la datele cu caracter personal care sunt necesare pentru:

(a) executarea contractului;

(b) pentru indeplinirea unei obligatii legale a Operatorului;

(c) pentru apararea intereselor legitime urmărite de Operator sau de o parte terţă, cu excepţia cazului în care prevalează interesele sau drepturile şi libertăţile fundamentale ale dumneavoastră, care necesita protejarea datelor cu caracter personal;

(d) pentru protejarea intereselor vitale ale dumneavoastră sau ale altei persoane fizice;

(e) pentru indeplinirea unei sarcini care serveste unui interes public;

(f) in alte cazuri prevazute de lege.

8. in cazul existentei unui proces decizional automatizat si crearii de profiluri, dreptul dumneavoastră de a obține intervenție umană din partea Operatorului, de a-si expima punctul de vedere si de a contesta decizia.

Drepturile enumerate mai sus nu sunt absolute. Există excepții, de aceea fiecare cerere primite va fi analizată astfel încât să decidem dacă este întemeiată sau nu. În măsura în care cererea este întemeiată, vă vom facilita exercitarea drepturilor. Dacă cererea este neîntemeiată, o vom respinge, însă vă vom informa asupra motivelor refuzului și asupra drepturilor de a depune o plângere la Autoritatea de Supraveghere și de a vă adresa justiției.

Vom încerca să răspundem solicitării în termen de 30 de zile. Cu toate acestea, termenul poate fi prelungit în funcție de diferite aspecte, precum complexitatea cererii sau numărul mare de cereri primite.

Dreptul de a depune o plângere

În calitate de persoană vizată aveți dreptul ca, în conformitate cu dispozițiile Regulamentului UE nr.679/2016, aveți dreptul de a formula plângere la Autoritatea de Supraveghere în legătură cu modul în care vă sunt prelucrate datele sau cum vă sunt respectate drepturile în legătură cu aceste prelucrări.

În România funcționează Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (“ANSPDCP”), adresa:B-dul General Gheorghe Magheru, nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, site web: www.dataprotection.ro.

6. Dezvăluirea sau transmiterea datelor cu caracter personal către terți

Datele colectate sunt dezvăluite către terți numai in cazul in care Softeh Plus este ținută de o obligație legala in acest sens sau aceasta este necesară pentru buna funcționare a serviciilor pe care vi le oferim (spre exemplu, dezvăluirea sau permiterea accesului unor colaboratori sau investigarea incidentelor de securitate a datelor). Orice dezvăluire către terți in alte condiții a datelor cu caracter personal va fi făcută numai cu informarea prealabilă sau acordul dumneavoastră expres, exprimat in prealabil.

Vă asigurăm că în nicio situație și sub nicio justificare datele dumneavoastră nu vor fi transmise către terți în scopuri comerciale.

7. Întrebări suplimentare

În cazul în care doriți informații suplimentare cu privire la drepturile de mai sus sau în cazul în care doriți să vă exercitați oricare dintre aceste drepturi, vă rugăm să ne contactați.

Vă vom oferi un răspuns într-un termen de maxim 30 de zile, existând posibilitatea să prelungim acest termen cu încă 30 de zile în cazul în care solicitarea dvs. este complexă.

Cu toate acestea, vă rugăm să aveți în vedere că există excepții de la unele dintre drepturile menționate. În cazul în care solicitarea dvs. este refuzată vă vom oferi o explicație cu privire la motivul pentru care solicitarea dvs. a fost respinsă. În cazul în care se aplică vreo excepție, vă vom semnala acest lucru în momentul în care răspundem solicitării dvs.

Înainte de a răspunde oricărei solicitări formulate de dvs., vă putem solicita anumite informații necesare pentru confirmarea identității dvs.

În situația în care aveți întrebări în legătură cu modul în care prelucrăm datele dvs. personale, vă rugăm să ne contactați.